Pus la dispozitie de Romanian Software, 2018-07-27

Tot mai multe studii scot in evidenta faptul ca in ultimii ani departamentele de HR au inceput sa capete un rol strategic in trasformarea digitala a companiilor. Si, deoarece tehnologia poate prelua mare parte din procesele operationale de HR, precum salarizarea si administrarea de personal, atentia specialistilor in resurse umane se duce mult spre atragerea si retentia talentelor, si spre implementarea unor strategii de employer branding si employee experience. Totusi, multi dintre specialistii HR se tem sa nu fie inlocuiti de tehnologie. Este oare fondata teama lor? Raspunsuri la aceasta intrebare ne ofera Aurelian Chitez, manager de vanzari in cadrul companiei Romanian Software, furnizor de programe software dedicate resurselor umane.

F.S: Este tehnologia pentru HR o amenintare pentru oameni? Risca acestia sa fie inlocuiti de roboti?

A.C: Rezistenta la schimbare a fost dintotdeauna o teama fireasca a oamenilor, si va ramane asa. Daca stam sa ne gandim, atunci cand au descoperit focul, oamenii s-au temut mai intai de el, iar mai apoi i-au descoperit utilitatea. Bineinteles, astazi nu ne mai putem imagina viata fara utilizarea focului! Asa cred ca este si cu tehnologia - pentru ca este abia la inceput, ne temem de ea. Insa pe masura ce observam ca aceasta ne ajuta, ne preia din munca, ne face viata mai usoara, o vom privi ca pe un prieten, nu ca pe un dusman. Important este sa intelegem ce trebuie sa schimbam in abordarea noastra, pentru a asimila tehnologia astfel incat viata noastra sa devina mai usoara. Noi credem, de principiu, ca tehnologia, digitalizarea, este benefica pentru ca reuseste sa eficientizeze procesele de HR. Imaginati-va toata munca manuala pe care o faceau oamenii de HR acum cativa ani -  teancurile de documente si dosare ale angajatilor, erorile umane de calcul salarial, presiunea enorma ca salariile sa fie gata la timp – toate se fac acum de un program software. Calculele sunt gata la timp, informatiile sunt toate la un click distanta, rapoartele pentru management sunt disponibile oricand. Ce poate fi mai usor de atat?

F.S: Si totusi care ar mai fi rolul omului de HR in acest ecosistem digital?

A.C: Un program software este pana la urma doar o unealta in mana omului. Cu cat specialistul de resurse umane stie sa o utilizeze mai bine, cu atat produce rezultate mai bune. Asadar, marea provocare a omului de HR este sa „conduca” tehnologia, astfel incat sa livreze valoare adaugata companiei si managementului. Spre exemplu, programul nostru pentru resurse umane, colorful.hr, acopera toate procesele cheie: salarizare si administrare de personal, pontaj electronic, recrutare si selectie, training, evaluare, precum si zona de comunicare si colaborare. Deci departamentul de resurse umane sta practic pe o „mina de aur” neexploatata inca, o multime de date din care poate genera rapoarte care ajuta managementul sa ia decizii de business mai bune. De asemenea, avand acces la o multitudine de rapoarte, managerul de HR poate identifica usor acele zone care nu functioneaza corect si poate corecta acest lucru inainte sa produca gauri in buget.

F.S: Dar toate aceste lucruri presupun, totusi, o restructurare a departamentului de HR

A.C. Nu as vedea-o deloc ca pe o restructurare. Automatizarea nu are in spate, in mod obligatoriu, si o restructurare a departamentului de HR. Tehnologia aduce mai degraba o oportunitate de redistribuire a fortei de munca, orientata catre lucrurile cu adevarat importante. Daca, spre exemplu, un departament de HR avea in componenta sa cinci specialisti, dintre care patru se ocupau doar de hartii, dupa tehnologizare toti se vor putea ocupa de atragerea si retentia talentelor, de planuri de cariera, de traininguri, de urmarirea obiectivelor mari in politica de personal, si de sprijinirea obiectivelor organizationale. Aici depinde de fiecare companie in parte cum isi reorienteaza oamenii si isi stabileste prioritatile. Noi am gandit solutia de HR astfel incat sa aduca un plus de valoare companiilor care ne-au ales, pornind de la premiza ca in acest moment foarte multi oameni din HR isi ocupa mare parte a timpului cu activitati administrative. Putem intoarce aceasta situatie in beneficiul companiilor!

F.S: Ce beneficii aduce tehnologia de HR pentru un business?

A.C: In termeni mai largi, automatizarea elimina in totalitate erorile umane, reduce timpul de calcul, si, foarte important, salveaza toate datele intr-un singur loc, astfel ca face extrem de facila accesarea informatiilor.
Platforma nostra permite unui numar mic de specialisti HR sa gestioneze un numar mare de angajati, ridicandu-le de umeri si stresul legislativ. Practic, cu ajutorul solutiei noastre, orice companie poate sa gestioneze cel mai important capital al sau, oamenii, de la angajare si pana la plecarea in companie: procesul de recrutare, procesul de inductie, evaluarea performantei, managementul carierei, managementul trainingului.
Un alt beneficiu pentru specialistii de HR vine pe partea de flux, de generare, eficientizare si clasificare de documente, pe baza unui cod QR cu ajutorul caruia documentele scanate se incarca in aplicatie.

F.S: Pare ceva nou in domeniul HR. Cum functioneaza acest cod QR?

A.C. In primul rand usureaza semnificativ operatiunea de generare de documente: contracte, acte aditionale, decizii, comunicari interne, unde volumul de munca este unul foarte mare. Spre exemplu, daca am nevoie sa generez o suta de contracte, aplicatia imi identifica actiunile, le genereaza pe toate si le atasazea un cod unic QR. Apoi se pot printa si trimite in teritoriu unde sunt semnate si stampilate, urmand ca sa fie scanate si incarcate in aplicatie. Fiecarei companii i se genereaza un astfel de cod QR, care contine un set de metadate in functie de care aplicatia recunoaste documentele si le clasifica. Nu mai este nevoie sa incarc manual, sa spunem, contractul angajatului Popescu, in dosarul sau de angajat. Fiecare angajat primeste un ID unic in functie de care toate documentele legate de persoana respectiva se incarca in dosarul sau virtual.

F.S: Ce contine acest dosar virtual al angajatului? Cine are acces la el?

A.C. Fiecare angajat are acces la informatiile disponibile in dosarul sau, si mai mult decat atat! Partea de flux, de cereri de concediu si nu numai aceasta, poate fi generata de fiecare angajat in spatiul sau virtual. La fel se intampla si in cazul adeverintelor. Practic mutam acel volum de munca al departamentului de HR, de completare a adeverintelor, direct in spatiul virtual, personal al angajatului. Acolo, fiecare isi poate genera adeverinta de care are nevoie. Si cu fluxul de cereri concedii se intampla la fel. Nu mai este nevoie ca acestea sa circule fizic de la angajat la manager. Totul se rezolva automat, in timp real, prin platforma.
Departamentul de HR are, evident, acces la dosarele tuturor angajatilor, printr-o aplicatie speciala, de management al personalului, unde pot vedea toate datele despre angajati, inclusiv date despre medicina si protectia muncii. Aici au si posibilitatea de a activa Revisal-ul pe pilot automat, care identifica actiunile si transmite in timp real toate informatiile necesare. Ganditi-va cat usureaza acest lucru procesul de raportare si de comunicare catre Revisal!

F.S: Ati mentionat ceva de training. Va ocupati si de zona de instruire a angajatilor?

A.C: Da, aplicatia noastra de training permite managerului sau trainerului sa isi organizeze materialele de curs, cu link-uri, prezentari Power Point, filmulete, texte tehnice si chestionare. Toate acestea sunt publicate pe platforma, la dispozitia angajatilor, care le pot parcurge cursurile ori de cate ori au nevoie. Aplicatia se preteaza oricarei industrii, fiind utila atat pentru perioada de inductie, cat si pentru trainingurile periodice ale angajatilor, chiar si pentru departamente foarte tehnice, pentru care se pot realiza tutoriale cu operatiuni complexe. Studiul individual, in ritmul propriu al fiecarui cursant, s-a dovedit mult mai eficient decat cursurile traditionale cu oameni adunati intr-o sala unde preda un trainer. Ca sa nu mai mentionam de reducerea de costuri, care este semnificativa!

F.S. Apropo, care ar fi costul pentru un angajat care beneficiaza de platforma dumneavoastra?

A.C. Este o intrebare buna, si ma bucur ca ati abordat acest subiect, deoarece multi oameni nu au nici un reper de pret si atunci cred ca o solutie software costa cat o racheta Nasa! Ei bine, realitatea e una imbucuratoare: pretul solutiei noastre per angajat, pe luna, porneste de la pretul unei cafele la o cafenea din mall. Deci suntem un partener „cost friendly” pentru clientii nostri!
As mai adauga aici faptul ca oferim mai multe versiuni de licentiere. Prima ar fi versiunea on premise, prin care oferim dreptul de utilizare a solutiei pe o perioada nedeterminata, cu un contract de service prin care ne asumam ca, ori de cate ori se modifica legea, livram toate update-urile administrative, legislative sau noi functionalitati. A doua versiune, ca serviciu in Cloud, cu plata lunara sub forma de abonament, o recomandam mai ales companiilor medii sau mici, pentru vor plati in functie de cati angajati au fost procesati in luna respectiva.

F.S. Si cam ce economii aduce solutia oferita de voi unui departament de HR?

A.C. Nu exista studii in Romania in acest sens, dar din ce am observat la clientii nostri, digitalizarea aduce economii si de 60% din costurile de HR. Daca punem la socoteala si beneficiile indirecte masurate in imbunatatirea experientei angajatilor, focus mai mare pe strategia de employer branding, sau suportul oferit managementului in decizii bazate pe date nu pe presupuneri, atunci discutia devine chiar interesanta!

F.S. Cine are, in cadrul companiilor, decizia de achizitionare a unei solutii HR?

A.C. Pe masura ce managerul de resurse umane capata un rol strategic in companie, el este cel mai in masura sa ia o astfel de decizie. Un rol, de asemenea, foarte important il are directorul financiar, care aproba toate costurile, dar si CEO-ul companiei. Insa toate achitiziile de software trec si pe la managerul de IT, care trebuie sa se asigure ca noua solutie se integreaza cu solutiile existente si respecta normele interne de securitate.

F.S: Care este gradul de compatibilitate a platformei voastre cu alte platforme, de exemplu cele de tip ERP?

A.C. Avem foarte multi parteneri la nivel local, care dezvolta solutii ERP si care ne solicita asocierea pe partea de HR. Noi ne integram nativ cu ERP-ul de la Microsoft, cu Navision si Axapta, dar putem face integrari si cu alte solutii, in functie de nevoile specifice ale clientilor.

F.S: Daca ar fi sa dati un sfat specialistilor de HR in ceea ce priveste tehnologia, care ar fi acela?

A.C: E greu sa dai sfaturi, insa le-as reaminti ca tehnologia le poate fi prieten, daca ii dau o sansa. Toata lumea foloseste deja o multime de aplicatii in interes personal – de ce nu ne-am folosi pana la urma de aplicatii sa ne simplificam si munca? In plus, digitalizarea ne da si un semnal social, si anume acela ca e timpul sa ne indreptam atentia mai mult inspre oameni, decat inspre procese. Oamenii au nevoie de apartenenta, recunoastere, incurajare, leaderhip, lucruri care nu vor putea fi niciodata facute de roboti!