Birourile open-space au devenit o configuratie obisnuita pentru organizatiile care urmaresc sa foloseasca eficient spatiul si sa faciliteze colaborarea. Eliminarea peretilor pare sa creeze conditiile ideale pentru interactiuni spontane si schimb rapid de informatii, insa cercetarile asupra comportamentului angajatilor arata o imagine mai complexa. Lipsa intimitatii, zgomotul, distragerile vizuale si intreruperile pot afecta concentrarea, iar apropierea fizica dintre colegi nu produce automat mai multa comunicare fata in fata.
Costul cognitiv al unui mediu in care auzi tot
Conversatiile colegilor reprezinta una dintre principalele surse de distragere in open-space. Problema devine mai pronuntata atunci cand discursul este inteligibil: creierul proceseaza involuntar cuvintele auzite, chiar daca atentia ar trebui sa fie orientata spre alta sarcina.
Efectul conteaza mai ales in activitatile care solicita procesarea informatiei, memoria de lucru sau lucrul cu limbajul. O conversatie din apropiere poate concura pentru aceleasi resurse cognitive folosite pentru redactarea unui raport sau citirea unui document complex. Revenirea repetata la sarcina adauga un cost suplimentar de timp si efort mental.
Cercetatorii Jungsoo Kim si Richard de Dear au analizat date despre satisfactia ocupantilor cladirilor de birouri, comparand spatii cu grade diferite de separare. Birourile individuale au avut scoruri mai bune la majoritatea criteriilor analizate, diferentele fiind deosebit de clare in privinta zgomotului si a intimitatii. Avantajele raportate pentru usurinta interactiunii in open-space au fost insuficiente pentru a compensa aceste dezavantaje.
Din perspectiva productivitatii, tipul de activitate devine astfel esential. Munca ce presupune concentrare sustinuta are alte cerinte fata de spatiu decat activitatile bazate pe coordonare frecventa intre colegi.
Mai aproape fizic poate insemna mai putina comunicare
Unul dintre cele mai interesante rezultate din cercetarea open-space priveste chiar scopul pentru care aceasta configuratie este frecvent aleasa: colaborarea.
Ethan Bernstein, de la Harvard Business School, si Stephen Turban au urmarit interactiunile angajatilor din doua companii care au trecut de la spatii delimitate la birouri deschise. Cercetatorii au folosit dispozitive purtabile pentru a masura interactiunile fata in fata si date de pe serverele companiilor pentru comunicarea electronica.
In prima companie, timpul petrecut in interactiuni fata in fata a scazut cu 72% dupa schimbarea configuratiei biroului. Volumul emailurilor si al mesajelor instant a crescut. In a doua companie a aparut un tipar similar: interactiunile fata in fata au scazut cu aproximativ 67-71%, in timp ce comunicarea prin email a crescut.
Autorii propun intimitatea drept una dintre explicatiile posibile. Atunci cand conversatia poate fi auzita de un numar mare de colegi, oamenii pot prefera un canal digital. Rezultatul arata ca apropierea fizica si colaborarea sunt variabile diferite, iar eliminarea barierelor spatiale poate schimba inclusiv canalul prin care colegii aleg sa comunice.
Controlul asupra mediului de lucru
Expunerea continua la conversatii si prezenta altor persoane reduce posibilitatea angajatului de a controla stimulii din jur. Acest control permite adaptarea mediului la sarcina si la nivelul individual de toleranta la zgomot.
Psihologul Annu Haapakangas, specializata in studiul mediului de lucru, a urmarit angajatii din doua organizatii inainte si dupa mutarea in open-space. Distragerile au crescut in ambele cazuri. Cresterea stresului si scaderea satisfactiei au aparut in organizatia care oferea mai putine spatii linistite pentru activitatile care necesitau concentrare.
Lipsa intimitatii poate deveni o sursa suplimentara de disconfort atunci cand conversatiile sunt usor auzite de colegii din jur. Intr-un studiu cu 334 de angajati din sase birouri open-space, un nivel mai scazut al intimitatii conversatiilor a fost asociat cu o satisfactie profesionala mai redusa. Asocierea a fost mai puternica in randul persoanelor sensibile la zgomot.
Accesul la zone linistite si posibilitatea de a alege spatiul potrivit pentru o anumita activitate pot reduce solicitarile psihologice asociate open-space-ului.
Open-space, birou individual sau spatiu flexibil?
Comparatiile dintre configuratii sugereaza ca potrivirea dintre spatiu si activitate poate conta la fel de mult ca tipul biroului in sine. Birourile individuale ofera avantaje clare pentru controlul zgomotului si concentrare, in timp ce spatiile comune pot facilita accesul rapid la colegi.
O alternativa este biroul flexibil bazat pe activitati, unde angajatii aleg intre zone pentru concentrare sau colaborare. Un studiu longitudinal care a comparat o asemenea configuratie cu birourile individuale a gasit rezultate relevante pentru HR. Dupa mutare, angajatii din spatiul flexibil au raportat o scadere a productivitatii percepute si a satisfactiei fata de design. Efectul asupra productivitatii a fost mai pronuntat pentru persoanele cu sarcini care necesitau multa concentrare, in timp ce angajatii cu o proportie ridicata de munca in echipa si-au evaluat productivitatea constant la un nivel ridicat.
Ce poate evalua HR dincolo de numarul de birouri
O analiza utila a spatiului de lucru poate lua in calcul activitatile desfasurate si caracteristici precum amplasarea zonelor de lucru si disponibilitatea spatiilor pentru concentrare sau conversatii confidentiale.
Chestionarele interne pot completa aceasta analiza cu experienta angajatilor: frecventa intreruperilor, nivelul de zgomot perceput, dificultatea de a se concentra si satisfactia fata de spatiul de lucru. Rezultatele pot fi corelate cu productivitatea perceputa pentru a identifica problemele care afecteaza activitatea de zi cu zi.
Sprijinul psihologic oferit de angajator completeaza aceste masuri atunci cand mediul de lucru contribuie la stres, prin resurse care ii ajuta pe angajati sa il gestioneze.
